広報の役割
広報は、メディアや顧客に対して企業のPRや情報発信を行うのが主な仕事です。例えば、社内の経営情報や重要事項の発信、新商品やサービスの発表など、企業がPRしたい情報を早く正確に発信することを目的としています。
広報が発信する情報で、その企業の知名度や信頼性が大きく左右するため、広報は企業の顔ともいえる部署です。そのため、コミュニケーション能力やプレゼン能力など多くのスキルが必要でしょう。
なかでも、広報と混同されがちなのが広告宣伝です。企業や商品をPRするという目的は同じですが、この2つには大きな違いがあります。その違いについても詳しく解説します。
広告との違い
広告とは、雑誌やテレビといったメディアの広告枠を購入して、自社のサービスや商品を紹介することを指します。メディアの広告枠は高額ですのでコストがかかりますが、基本的に自社がPRしたいことを確実に掲載することができます。
一方広報は、自社の商品やサービスについて、メディアの取材に対応したりプレスリリースを作成したりして情報を発信します。広告のように高額な料金はかかりませんが、必ずしもメディアで紹介されるとは限りません。
このように、広告と広報は似ているようですが役割は大きく異なります。
広報の基本的な仕事
先ほど紹介した通り、広報は基本的に情報発信が主な仕事になります。また、広報を大きく分類すると社内広報と社外広報の2つに分けられます。
同じ広報でも仕事内容が異なりますので、それぞれ詳しく紹介していきます。
社内広報
社内広報の主な役割は、自社の社員に向けて情報発信をすることです。社内報や回覧物、掲示物を制作して、社内のコミュニケーションを活発にすることを目的としています。
基本的な仕事内容は、社内報や回覧物・掲示物の制作や社内イベントの企画・運営、社員・経営陣との情報共有などです。
社内報には社員や部署の紹介、会社の業績やお知らせ事項などを掲載します。社内報を制作するにあたり、社内の情報収集や社員への取材を行います。部署が多い会社でも、社内報で情報を共有することで社員同士のコミュニケーションがとりやすくなり、組織の強化に繋がるでしょう。
また、社員同士のコミュニケーションを活性化させるために、イベントの企画や運営を行います。メールや社内SNSといったツールを利用して、イベントスケジュールや詳細を共有することも大切な仕事です。
さらに、社内広報には会社の経営理念やビジョン・経営状況を社員に共有する役割もあります。そのためには、経営陣と密にコミュニケーションを取り、自身が正しい情報を把握する必要があります。
社外広報
社外広報の主な役割は、外部に自社の新商品やサービスの情報を発信して、企業の知名度を上げることです。多くの人に情報を知ってもらうことで、ビジネスチャンスを広げられるでしょう。
基本的な仕事内容は、プレスリリースの制作・配信、メディアの取材対応、自社メディア・SNSの運営、メルマガの配信、社外イベントの企画・運営、危機管理広報など、社内広報と比べ仕事内容が多岐に渡ります。
プレスリリースの制作や取材対応は、テレビや雑誌といったメディアに自社の商品やサービス内容を正しく伝えてもらうために行う業務です。また、自社のSNSを使って情報を発信することもあります。
ただし、各メディアにはこのようなプレスリリースや取材依頼が大量に届きますので、そのなかから話題性のあるものを取捨選択して報道します。
そのため、メディア担当者に分かりやすく興味を持ってもらえるようなプレスリリースを作ったり、取材対応を行ったりする必要があるでしょう。
さらに、自社の知名度を上げるために社外イベントを企画・運営することがあります。例えば、新商品のサンプリング配布や体験イベントなどもその一種です。こうしたイベントを企画するのも社外広報の大切な仕事になります。
広報に求められる基本的な4つのスキル
会社の顔ともいわれる広報ですが、社内広報・社外広報問わずさまざまなスキルが必要になります。ここでは広報に必要といわれるスキルを4つ紹介します。
企業の広報に配属されたばかりの人など、ぜひ参考にしてみてください。
文章力
まず、広報担当者の基本的な業務は「情報を伝えること」です。社内報の制作、プレスリリースの制作、自社SNSでの情報発信業務など、全てにおいて必要になるのが文章力です。
テレビや雑誌といった媒体には、毎日大量のプレスリリースが届きます。どんなにいい商品やサービスでも、内容が分かりづらいプレスリリースを送ってしまうと、読んでもらうことすらできないという事態に陥ってしまいます。
自社の商品やサービスをしっかり理解したうえで、伝えたいポイントをしっかり見極めて、文章で魅力を伝える力が必要でしょう。
プレゼンテーション能力
広報は、プレスリリースやSNSのように文章で情報を発信することだけではなく、広報担当者がプレゼンテーションを行って、言葉で商品やサービスの魅力を紹介する場面があります。例えば、メディアの取材対応や新商品発表会などもそのひとつです。
そこで必要になるのがプレゼンテーション能力です。文章ではなかなか伝えることができない製品やサービスへの思いや情熱などを、相手に応じて内容を変えながら伝えられることが望ましいでしょう。
ただし、プレゼンテーションを成功させるためには、自社の商品やサービスに対しての知識をしっかり持っておくことが大切です。状況に応じては、商品に対しての質問をされることもありますので、どんなことを聞かれても答えられるように事前に準備をしておきましょう。
伝え方こそ違いますが、基本的にはプレスリリースを作成するときと同じように、伝えたいことをしっかり見極める必要があります。
コミュニケーション能力
社内広報・社外広報ともに、不可欠なのがコミュニケーション能力です。広報は従業員だけではなく、メディアや一般の消費者などさまざまな人と関わる部署です。そのため、円滑なコミュニケーション能力が求められます。
社内広報であれば、社内報を制作するにあたり、社員へ取材の依頼をしたり経営陣にインタビューをしたりするケースがあります。
また、社外広報は自社の商品を紹介してもらうために、メディア担当者と常にコミュニケーションを取ることになります。ときには面識のない相手へ取材依頼をすることもあるでしょう。
広報は企業の顔として、社内・社外のさまざまな人と関わる仕事であるため、ビジネスマナーももちろん必要です。相手に合わせたコミュニケーションを取るように心がけましょう。
危機管理能力
企業がどんなに万全なリスク対策をしていても、思わぬ事故や不祥事が起きてしまうことがあります。そのようなときに、会社を代表して会見を開いたり取材対応をしたりするのも広報の役目です。
まずは、不祥事や事故が起こらないように未然に防ぐことが重要です。現在は、SNSの普及により情報の伝達スピードが速くなっています。広報は発信する情報が「炎上」しないか、常に配慮する必要があります。プレスリリースやSNSで発信する情報を客観的に見て確認しましょう。
万が一、事故や不祥事が発生した場合は、事実確認をしたのち早期に対応が必要です。情報を隠蔽せずに正確に伝えることで、企業のダメージを最小限に抑えられるかもしれません。また、不祥事の経緯やその後の経過についても都度発表し、信頼回復にあたるようにしましょう。