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広報の種類

広報の種類は大きく分けて「社内広報」と「社外広報」の2つがあります。「社内広報」は新しい商品やサービス、そして自社の活動内容について社内の人間に向けて情報を発信します。つまり社内間の情報共有が目的の広報活動です。

そして「社外広報」は社外へ向けた情報発信のことです。また社外広報はさらにサービスや商品をPRする「商品広報」と、企業イメージなど会社自体をPRする「企業広報」の2つに分かれます。

つまり社外広報の活動とは報道関係各社などに向けて情報を流すといった宣伝活動や、社外へ向けたイベントの企画や運営などといった活動内容となります。

社内広報

社内広報は社内に向けた広報活動のことです。社内広報の仕事は「社内報の作成と配布」「社内ブログの配信や運営」「社内イベントの企画と運営」「経営陣側との情報の共有」になります。

なぜ経営陣と情報を共有することが社内広報に必要であるのかというと、新しい商品やサービスについての情報配信や、会社の理念やビジョンを社内へ向けて広報するためです。こうした社内向けの情報を配信するためには経営陣側との情報の共有が必要となります。

社内広報は社内向けの広報誌などの社内情報の配信だけでなく、社内の部署間同士のコミュニケーションにも一役買っています。それはイベントの企画や運営という仕事です。

大きな企業ほど普段あまり関わり合いがない部署間がありますが、社内イベントにより普段関わり合いがない部署間でも理解を高め合うことが可能になります。

社外広報

社外広報とは社外に向けた広報活動のことです。そして社外広報は「商品広報」と「企業広報」の2種類に分類されます。

「企業広報」では企業の認知度を上げることが目的です。「商品広報」では商品やサービスを紹介して消費者へ購買意欲を促進することや、ブランドイメージを定着させることが目的となります。

社外広報の主な仕事は「プレスリリースの作成や配信」「メディアからの取材対応」「外部に向けたイベントの運営や企画」「オウンドメディアの運営」「情報漏洩やクレームなど危機管理対応」です。

昨今の宣伝活動のやり方はさまざまで、マスコミに向けた情報配信だけでなく自社のホームページやSNSなどを利用してアピールをするようになりました。

また危機管理対応では情報漏洩やクレームの対応以外にも、必要とあればマスコミに対する取材や会見の対応が広報の仕事となります。

広報のやり方

広報のやり方は大きく分けて「マスコミに繋がりをつくるやり方」「プレスリリースを配信するやり方」「オウンドメディアを発信するやり方」の3つがあります。

広報のやり方の１つである「マスコミに繋がりをつくるやり方」でもあるように、マスコミと関わりを持つことも広報の大切な仕事です。

なぜなら新商品や新サービスをリリースするときは、マスコミを通して情報を発表することが多くあり、そのためにマスコミへコネクションを作っておく必要があります。

こちらが取り上げて欲しい情報をマスコミが確実に取り上げてくれるわけではありませんが、「マスコミ各社に取り上げられた新商品や新サービスの知名度は上がる」というメリットがあるためです。

プレスリリースを出す

プレスリリースとは新聞やテレビなどメディアへ向けた、FAXや電子メールなどの情報文書をいいます。

なぜ社外広報でプレスリリースを利用するのかというと「コストを抑えることが可能になる」「情報を受け取る側の信頼性が高い」「情報の広まり方が早い」というメリットがあるからになります。

企業はプレスリリースを利用しPRしたい情報をメディア関係者に興味を持ってもらうよう働きかけます。なぜなら情報を受け取ったメディア関係者からプレスリリースした情報に対して、取材依頼を受けるためです。

広告としてメディアに載せると広告費がかかりますが、こうして取材を受けた形ならメディアから広告費を請求されることがありません。

よってプレスリリースを利用すれば企業は宣伝費をかけることなく、広めたい情報に対して世間に広くPRすることが可能となります。

オウンドメディアの発信

オウンドメディアとは自社で所有するメディアのことです。ホームページやFacebookそしてTwitterなどのSNS、また自社発行の広報誌やパンフレットなどがオウンドメディアに含まれます。

そして日本では企業が運営をしているWebマガジンのことを、オウンドメディアということもあります。

企業がオウンドメディアを運営する理由は「広告コストの削減」「顧客へのロイヤリティ」「SNSやキュレーションサイトに対応するため」「検索エンジン対策」などさまざまになります。

またオウンドメディアは広告媒体として即効性は低く、定着させるのにも時間はかかりますが自社のメディアとして長く運用することが可能です。

取材の対応

メディアの取材対応をすることも社外広報の仕事になります。メディアの取材対応はスピードが重要です。よってプレスリリースを受けてメディアから「取り上げたい」という問い合わせが複数あった場合でも、素早い対応が求められます。

取材を受けるにしても資料の事前準備や社内の情報共有などの準備が必要です。また取材準備にあたり他部署との連携も重要といえます。

広報活動を成功させるためには

広報活動を成功させるためにはどうすればよいでしょうか。広報活動を成功させるにはやり方にコツがあります。

例えばプレスリリースを使った広告活動を成功させるためには、ただPR文書を送ればよいわけではありません。

企業としては宣伝の意味で配信する情報ですが、マスコミではこの情報は「世の中に価値がある情報なのか」「ニュースになる情報なのか」ということが大切になります。

よってマスコミがその情報を取り上げたくなるような価値をつけることが必要になります。このように広報活動を成功させるかどうかはやり方次第となるのです。

目的を定める

広報活動を成功させるには「どのような企業イメージを持ってもらいたいか」「どのような人をターゲットにするのか」など広報の目的を定める必要があります。

どのような人をターゲットとするかのターゲット像を決めることにより、どのような方向性で広報活動をしていくのか決めやすくなります。例えばターゲットによっては動画配信の方がPRできることもあります。

またターゲット別にSNSなどの配信方法を変更する手段や、掲載メディアによって表現の方法を変更するなどターゲットに合わせた選択方法が可能になるのです。そして顧客とはどのような関係を作りたいのかはっきりとさせる必要もあります。

顧客の購買意欲を高めたい場合は宣伝という手法を用いますし、企業から利益ある情報を提供する相手として良い関係を築きたいのであればPRというやり方が有効となります。

必要なスキルを身に付ける

広報担当者として必要なスキルを身につけることも、広報活動を成功させるには必要となります。

広報担当者に必要とされているスキルは「文章を書く能力」「プレゼンテーション能力」「コミュニケーション能力」「価値ある情報を集めて見極める能力」「計画や企画を立てる能力」の5つです。

SNSやプレスリリースでは自社商品の魅力などを文章で伝える必要があるため、この広報活動を成功させるには文章能力が必要となります。

また顧客やメディアなど人と人が関わる場合は、人間関係を良くするためにコミュニケーション能力が必要です。そして何よりも広報に必要なスキルは、先を見越して計画や企画を立てるスキルとなります。